Kdo za to může?

Pohled na jednu akci, která splnila účel, byla na úrovni, jak se říká "neměla chybu". Aneb když být bez chyb neznamená to samé jako nemít nedostatky.

Minulý týden jsem se zúčastnil společenské akce, události v oblasti umění - vernisáže. Hlavní záměr akce, uspořádat vernisáž a představit úspěšného umělce, byl naplněn bez chyby, setkání bylo příjemné a obohacující, z mého pohledu velmi zdařilé. Dodavatel obsahu a prostředky vyjádření? Umělec a jeho dílo. Bohužel, tedy v tomto případě, vernisáž také znamená pozvat hosty, zabavit je a i trochu pohostit. A to už je část, kdy do mého soukromého života vstupuje ten profesionální. A zde musím říci, že prostředek zůstal v kvalitě daleko za obsahem. Počínaje registrací, přes vlastní zajištění, program, až k závěru. Alespoň mému závěru, protože jsem akci opustil se značným předstihem.

Nejdříve jsem chtěl napsat článek do rubriky "Navštívili jsme" a ukázat to dobré, ale i tak bych psal i o tom špatném, a že toho bylo dost. A jak to bývá, každý z těch nedostatků se podílel na poškození celkového obrazu večera. Asi jste sami zažili řadu ne zcela zvládnutých akcí a možná by mnohým zvedlo sebevědomí, že i jinde jsou nedostatky a že je to vlastně normální. A to nechci. Za prvé, nemyslím si, že by to mělo být normální. Za druhé, celý profesní život byla pro mě i sebemenší chybička vždy chybou zásadní. A za třetí, byl jsem jen soukromý host, a tak mi to ani nepřísluší. A nebylo by to ani poctivé, protože jsem pozvání přijal hlavně kvůli obsahu, a ne kvůli provedení. Po této stránce, jak jsem již uvedl, byl pro mě večer přínosem a příjemně stráveným časem. Kdybych psal do společenského magazínu, určitě bych chválou nešetřil.

Má profese je ale především o tom provedení, které má za úkol umožnit hvězdě zazářit. A protože v současné době ve své práci více radím, než konám, rozhodl jsem se, že se zamyslím spolu s Vámi nad jedním z nedostatků a s tím související otázkou: Kdo za to může?

CATERING. Jeho volba a provedení. Pro tento typ akce pořadatelé zvolili občerstvení formou Finger Food, jednoho z trendů moderní gastronomie. Vzhledem k typu akce je tato volba velmi dobrá, snoubí moderní umění s moderní gastronomií. Potud super řešení. Ale podobně jako u celé akce se zde střetla forma s provedením. Logicky se mohu domnívat, že to byla dobrá nabídka dodavatele pořadateli akce. A to je první kámen úrazu, osvědčený mou mnohaletou zkušeností. Neznáte-li osobně kvalitu služby dodavatele, nespoléhejte se na předkládaná doporučení a ujištění předkládaná dodavatelem. Mnohokrát budete možná podezíraví neoprávněně, ale často oprávněně. Jen tak ale můžete odvrátit průšvih, který by mohl poškodit jinak celkově dobrý obraz akce. Nevím, zda tomu tak v tomto případě bylo, nicméně výsledek tomu nasvědčoval.

Druhou otázkou je, zda se tak stalo provedením, nebo jestli nebyla chybně zvolena forma. U akce, jejíž oficiální program začíná v 18 hodin a končí kolem 22. hodiny, se dá předpokládat, že hosté nepřijdou navečeřeni, a tak by mělo být součástí večera i odpovídající a dostatečné občerstvení. Ale jeden záměr by v tom být i mohl. K modernímu umění a moderní gastronomii přidat i moderní myšlenku zdravého stravování: večeřet pomálu a ne večer :)

Já asi nejsem tak moderní, a tak popíšu tuto součást večera sice svým pohledem a nechám na Vás, jaký obrázek si uděláte. V přilehlé zarezervované restauraci byly na dekorativně prostřeném pultu naaranžovány chuťovky na servírovacích lžičkách. To bylo ještě před oficiálním zahájením, kdy mě zaspávající klimatizace spolu se zvyšující se teplotou v hlavním sále donutily v zájmu odvrácení malého společenského faux pas přejít do přívětivějších prostor. Když se přiblížilo zahájení a vracel jsem se zpět, všiml jsem si, že někteří hosté již zkoušeli, co mistr kuchař připravil. Však to personál doplní. Další chybička. Nepředpokládejte, že cokoliv by se mělo logicky stát, že se také stane. Pořádáte-li akci, nepředpokládejte ani ty nejlogičtější věci. Další z velmi často osvědčených pravidel.

Po přivítání a seznámení hostů s programem jsem se spolu s dalšími vydal ochutnat nachystané dobroty. A personál se opravdu přičinil. Pult byl čistý a perfektně připravený k následnému servírování. Jak se ale ukázalo, až na další akci. Podobně i zákusky, které byly před zahájením nabízeny u café baru, již také nebyly. Znalí však vědí, že Finger Food je vhodný k podávání z táců roznášených servírkami. Tato forma se právě dobře hodí ke konverzaci, kdy nepotřebujete talířek a příbory, vezmete si sousto, odložíte lžičku, párátko nebo mističku a dále se věnujete hovoru s přáteli. Opravdu, po chvílích vycházely ze dveří kuchyně servírky a s nazdobenými tácy se rozcházely mezi hosty.

Za cca 2 minuty jedna s tácem s přibližně deseti jednohubkami. Pro odhadem 150 hostů. Psal jsem již o své snaze vyhnout se ve vážené společnosti možnému faux pas. Jde obecně o komfortní pocit návštěvníků, i na něj je třeba při realizaci akce myslet. I na důsledky zvolených forem obsluhy hostů. Zde byla důsledkem celá řada původně vážených hostů, kteří museli tento vznešený pocit na čas odložit a odebrat se ke dveřím kuchyně čekat na vycházející servírky. K dobru akce ale musím podotknout, že se podávalo kvalitní víno několika výrobců na řadě míst a v příjemné atmosféře. Já však bohužel patřil mezi nemálo řidičů, takže jsem raději poctivě zůstal u minerálky.

I díky absenci doprovodného programu jsem se poměrně brzy rozhodl strávit zbytek večera efektivněji a měl se k odchodu. Ještě jsem chtěl využít své přítomnosti a pozdravit zástupce hotelu. Asi právě přijel zájezd mladých cizinců, a tak jsem se musel prokličkovat k recepci. Je zajímavé, jak se dokáží asi 3 desítky osob spolu s bagáží rovnoměrně rozptýlit po poměrně velké ploše recepce tak, že zanikne jakýkoliv prostor k pohybu. Nakonec jsem zvítězil, na recepci jsem obdržel samolepící papírek s ručně napsaným jménem (telefon si prý můžu najít na internetu, vizitky nebo letáky asi pro velký zájem došly) a dostal se z hotelu na čerstvý vzduch. Asi nepřekvapí, že stejný prostor před recepcí sloužil i k příchodu a odchodu hostů vernisáže.

A teď se dostáváme k otázce. Kdo za to může?

Nečekejte odpověď, není důležitá, důležitý je důsledek a ponaučení. Budu předpokládat tři strany spojené pro realizaci akce - zadavatele, realizátora a dodavatele služeb. V našem případě umělce nebo spíše jeho zastupující uměleckou agenturu, realizaci mohla zajišťovat eventová agentura nebo vlastní pracovník zadavatele, služby dodával hotel. Zadavatel zadal realizátorovi svůj záměr, představu, cíl a podmínky realizace. Na základě toho vznikl konkrétní projekt akce, který si obě strany odsouhlasily. Poté oslovil realizátor dodavatele, jednoho nebo více, a obdobně došlo ke smlouvě o dodávce služeb s vybraným dodavatelem.

Cílem je vždy za co nejméně prostředků zrealizovat co nejlepší akci. I když je prostředků dost, tento cíl zůstává stejný, jen říkáme efektivně využít prostředky. A to vytváří tlak. Co se tedy stalo? To opravdu nevím, jen vím, jaký byl důsledek.

Místo hledání možných variant příčin a zodpovědnosti se na to podívám z druhé strany. V jakém případě by bylo vše v pořádku? Kdyby dodavatel předložil nabídku, která by splňovala vše potřebné pro maximální spokojenost hostů, a realizátor (potažmo zadavatel) by ji přijal. Jednoduché. Přesto se tak nestalo. To může mít několik příčin:

  • dodavatel učinil nereálnou nabídku nebo nabídku, kterou nebyl schopen zrealizovat
  • zadavatel či realizátor si přáli omezit předloženou nabídku, nejspíše z důvodu nákladů
  • zadavatel podhodnotil počet příchozích hostů

Z praxe bych ještě mohl doplnit jednu ne výjimečnou příčinu, a to přílišnou snahu některých zástupců zadavatelů řídit práci dodavatelů nebo produkce a nedbat jejich zkušeností a rad. Podobní zástupci mají vzácně společné znaky. Na vizitce funkci „marketing manager“, mladý věk a velké ambice bez praxe. Ještě jeden společný znak by se dal přidat, ale to bych porušil pravidla o genderové rovnosti. Pro tento případ malá rada pro realizátory akcí i dodavatele – objednat velkou a dobrou kávu a posadit během akce někam do rohu :)

Co se dá tedy udělat, abyste výše uvedené příčiny eliminovali? Protože Náš proBlog je psán převážně pro organizátory akcí, podíváme se na to pohledem realizátora.

Abychom eliminovali špatnou službu ze strany dodavatele, musíme dobře znát jeho produkt. Také nám pomůže zkušenost a osobní ověření kvality služeb, které vybraný dodavatel poskytuje. Pokud dodavatele dobře neznáte, chtějte určitě podrobný soupis podávaných potravin včetně velikostí jednotlivých porcí, jejich počtu a jednotkových cen. Zajímejte se také o obslužný personál, logistiku distribuce, doplňování potravin i inventáře, odnos použitého nádobí. A nebojte se do toho mluvit, když si budete jisti, že je návrh nedostatečný. Mnohokrát jsem byl sice z jejich pohledu za prudiče a dávali mi najevo, že se nemám odborníkům plést do řemesla, ale věřte, že jsem tak zabránil mnoha velkým problémům a malérům.

Nedostatečný rozpočet je vůbec fenomén dnešní doby. Slevové portály a poskytování slev na nejrůznější zboží a služby zdeformovaly a deformují obchodní prostředí. Zákazníci (zadavatelé) velmi často zkoušejí získat na předložené nabídky další slevy a výhody. Na druhou stranu u dodavatelů přetrvává pocit, že sleva se přirozeně očekává a když ji neposkytnou, tak zákazník půjde za konkurencí. Tento tlak pak vede také k nedostatečně kvalitním službám. Často slýchávám: „Vždyť zákazníci si to přejí“. Ano, každý dokáže jít s cenou mnohem níž, ale i za cenu množství a hlavně nabízeného sortimentu. V tomto případě je ale na prvním místě host, ne zadavatel. Pro každého. Pokud vím, že když bych přistoupil na podmínky zadavatele, tak poskytnu sice požadovanou službu, ale nebude v potřebné kvalitě, musím takový požadavek zadavatele odmítnout. I za cenu, že bych měl o zakázku přijít. Možná se ptáte proč, když je to přání zákazníka a souhlasí i s riziky, která mu sdělím? Nejen kvůli úspěchu akce celé, ale i kvůli svému jménu. Nikdy nevíte, kolik je mezi hosty pro Vás důležitých osob a o kolik zákazníků byste tak mohli přijít. A hlavně o jméno. Dobré jméno je snadné ztratit a je těžké si ho udržet. A věřte, že z pohledu hostů bude za viníka vždy nesolidní dodavatel nebo mizerná agentura. A tamtamy fungují i v českých zemích spolehlivě.

Třetí příčina je neočekávaný počet hostů. Ano, zde selhal odhad zadavatele a vede to přirozeně k neočekávanému výpadku množství občerstvení. Ale já nesouhlasím, je to jen důvod. Vždy by měl být kvalitní dodavatel připraven flexibilně reagovat na změny v počtu hostů, a to i směrem nahoru. Pokud to typ akce příliš neumožňuje, i tak musí být k dispozici nouzové řešení, které nijak neubere na kvalitě cateringu. A pokud tato řešení dodavatel nemá, vyměňte ho nebo sami tyto scénáře nastavte, je jen třeba se na takovou variantu připravit.

Hlavně v posledním bodě, ale i v předchozím, se stává, že dodavatel odvede své a vinu za nastalý problém svede na Vás. Takže ještě jedno pravidlo na závěr: Neočekávejte automaticky, že dodavatel vždy kope za Váš tým. Takhle jste to podepsali, tak to tak máte. Není to tak výjimečné, bohužel. A vlastně ještě jedno malé poučení: Važte si kvalitních dodavatelů!

A protože jen nepíšeme do Našeho proBlogu, ale snažíme se také pro kvalitní služby něco dělat a kvalitní dodavatele podporovat. K tomu slouží naše značka a systém (Business Events Welcome) B.E.W., který je registrován v celé EU. Značku B.E.W. udělujeme dodavatelům, kteří se veřejně přihlašují k zásadám kvalitních služeb a mají kladné hodnocení od svých klientů. Pokud jste při nějaké akci spokojeni se službami dodavatelů, nebo naopak máte špatnou zkušenost, spolupracujte s námi a pomozte tak také všem ostatním zákazníkům. A to přece při nemalých výdajích na eventy stojí za to. Dodavatele se značkou B.E.W. si můžete filtrovat v přehledech na  našich stránkách.

Napište nám

Napište nám

Jméno:
Email:
Telefon:
Zpráva:
Opište kód: captcha